Deskundige secretariaat

Jobomschrijving:

Bedrijf

Werk je graag projectmatig en heb je een passie voor administratie en organisatie? Wil je bijdragen aan een efficiënt werkende gemeente? Lokaal Bestuur Lennik zoekt een deskundige secretariaat (B1-B3) om ons team te versterken!

Wie zijn wij?

Welkom in Lennik, een charmante en groene gemeente net buiten de rand van Brussel met ongeveer 9500 inwoners. Ons lokaal bestuur bestaat uit een team van ongeveer 100 collega’s, tewerkgesteld binnen verschillende afdelingen. Wat ons typeert? De warme en verbonden werkomgeving!

Bij ons ben je immers meer dan een collega; je maakt deel uit van de #wijlennik familie waar hard werken en plezier maken hand in hand gaat. We zijn ambitieus, maar hebben aandacht voor een gezonde werk-privé balans. Onze afdelingen werken nauw samen, wat veel kansen biedt voor groei en ontwikkeling. Onze waarden zijn klantvriendelijkheid, respect, collegialiteit, heldere communicatie en teamspirit.

Jouw verantwoordelijkheden

• Het uitvoeren van allerhande administratieve taken, zoals agendabeheer, postregistratie, voorbereiden en afhandelen van vergaderingen en raden, dossierbehandeling, en schriftelijke en mondelinge communicatie met externen.
• Administratieve ondersteuning van verschillende afdelingen, het bestuur en de algemeen directeur.
• Coördinatie van diverse organisatie brede projecten (zoals e-post, digitale handtekening, notuleringspakket, …) en het geven van infosessies aan het personeel.
• Ondersteunen van de werking van de dienst secretariaat om de continuïteit en juistheid van de verwerking van alle opdrachten te verzekeren. Organiseren van werkoverleg en begeleiding van het team bij uitvoerende taken.
• In samenwerking met je collega’s tijdig en correct opstellen en/of controleren van dossiers om het college, het vast bureau en/of de gemeenteraad en OCMW-raad te voorzien van de wettelijk of gemeentelijk vereiste informatie voor het nemen van bepaalde beslissingen.
• Ontwikkelen en organiseren van het centraal archief.
• Ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van gemeenteraadsverkiezingen.
• Voortdurend op de hoogte blijven van ontwikkelingen rondom wetgeving en regelgeving met betrekking tot de dienst, en deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst om procedures, werking en kennis actueel te houden.

Wat verwachten we van je?

• Je hebt ofwel een bachelor diploma ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Wie niet beschikt over een diploma dat automatisch toegang geeft tot de functie, kan deelnemen aan de procedure na het slagen op een capacitaire proef of niveautest.
• Je bent positief ingesteld.
• Je werkt graag samen en zorgt met je collega’s voor een kwaliteitsvolle dienstverlening.
• Je communiceert op een vlotte manier, open en transparant, en kan anderen positief beïnvloeden.
• Je herkent belangen, noden en opportuniteiten en je neemt hierin proactieve en doelgerichte acties.
• Je ondersteunt organisatiebrede processen, ontwikkelt nieuwe structuren en zet deze mee op.
• Je bent je bewust van gevolgen en invloeden die jouw beslissingen hebben op de organisatie. Je toont de wil en inzet om vooropgestelde doelstellingen te halen en resultaten te boeken.
• Je bent mensgericht, denkt actief mee en komt uit eigen beweging met ideeën of voorstellen

Bekijk op www.lennik.be  de functiebeschrijving voor een uitgebreid zicht op de verantwoordelijkheden en taken van de deskundige secretariaat. Je vindt er ook het competentieprofiel in terug.

Jouw profiel

• Je bezit een bachelor diploma ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Heb je geen bachelor diploma dan kan je, na het slagen in de capacitaire proef, ook deelnemen aan de selectieproeven.
• Je kent de complexiteit van de werking van een lokaal bestuur en kan functioneren binnen de strikte procedures en regelgeving.
• Je bent een administratief talent en weet – mits opleiding – meestal vlot je weg te vinden binnen technische programma’s.
• Je bent zeer communicatief en je weet collega’s te motiveren. Enige leidinggevende ervaring kan jou hierbij zeker van pas komen.
• Je werkt graag samen en heb aandacht voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Het spreekt voor zich dat je oog hebt voor details, deadlines en afwerking.
• Je herkent belangen, noden en opportuniteiten en je neemt hierin proactieve en doelgerichte acties. Je bent hierbij oplossingsgericht en positief ingesteld.
• Je bent mensgericht, denkt actief mee en komt uit eigen beweging met ideeën of voorstellen.

Ons aanbod

• Een voltijdse job van onbepaalde duur in contractueel verband. Ben je eerder op zoek naar een 80% tewerkstelling? Dit is bespreekbaar.
• Een boeiende en afwisselende functie in een dynamische omgeving.
• Een marktconform salaris volgens schaal B1-B3 (minimum bruto maandwedde: (€ 2999,68). Relevante ervaring wordt meegenomen. Wil je weten wat dit voor jou concreet betekent? Aarzel dan niet om een loonsimulatie op te vragen bij de personeelsdienst.
• Het salaris wordt aangevuld met een pakket van extralegale voordelen zoals maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag, fietsvergoeding, gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een hospitalisatieverzekering, verzekering 2de pensioenpijler en mogelijkheid tot fietsleasing.
• Je kan rekenen op diverse opleidingsmogelijkheden
• Telewerk is mogelijk tot een maximum van 40% van je werktijd, steeds in functie van de dienstplanning.

Ontdek hier het uitgebreid overzicht van onze troeven: Troeven werken voor lokaal bestuur Lennik – Gemeente Lennik

Interesse?

Wil jij graag deel uitmaken van ons dynamisch team?

Solliciteer dan zeker voor 8 september 2024 – 23.59 uur  en bezorg ons jouw:

• Motivatiebrief
• CV
• Kopie van jouw diploma
• Recent uittreksel uit het strafregister (< 3 maanden)

Heb je nog vragen voor ons? 
Aarzel niet om ons te contacteren op het nummer 02 454 84 92 of via e-mail aan maggie.depauw@lennik.be